Aún hoy, resulta dificultoso para las todos nosotros deshacernos del papel, pensamos que si las cosas no están escritas sobre él, no existen, aunque sepamos también que depender del papel es riesgoso, ineficiente y caro.

Retos más comunes que enfrentan las empresas:

•            Grandes volúmenes de papel que entorpecen la gestión de la empresa
•  Caos de archivos digitales, la información se halla dispersa en la empresa en islas de datos y computadoras personales.
•  Problemas de almacenamiento: Demasiado espacio para documentos.
•  Tiempos de búsqueda excesivos: Demasiado tiempo para acceder a la información.
•  Criterios dispares de clasificación, añaden más complejidad a las tareas administrativas

Un esquema que aporta soluciones

•           Análisis de necesidades y selección de Tecnología y Herramientas
•      Asesoría de Proyectos e Implantación
•      Formación, Soporte Funcional y Técnico
•      Venta de Hardware y Software 

  

El conocimiento de las necesidades y evolución del mercado, la experiencia adquirida en el trabajo codo con codo junto a nuestros clientes, unido con el constante seguimiento de las normas avalan a ECS en la prestación de servicios de Consultoría con un alto valor añadido en los proyectos de gestión y organización de la información (física y/o electrónica)

 

ECS asesora en la optimización de sus procesos de gestión documental ofreciendo una Consultoría integral para la automatización de sus flujos documentales, integración de nuevas herramientas de gestión y si su empresa lo necesita, en la externalizarían de sus fondos.                                       

 

METODOLOGIA

 

Análisis de necesidades y definición

 

• En primer lugar se comienza con un análisis general de la situación actual, este análisis se lleva a cabo mediante reuniones con los responsables y usuarios de los departamentos implicados, con el fin de obtener una visión global de la situación actual que permita lograr los siguientes resultados:
  • Análisis y diagnóstico de la situación actual, incluyendo el estudio de los documentos utilizados en la organización, sus flujos documentales, y la toma de requerimientos sobre posibles mejoras. 
  • Elaboración junto a los responsables del Cliente de un Plan de acción que contemple una estrategia de Gestión Documental en la que se defina la siguiente información:
    • Situación actual de los documentos o archivos
    • Periodo de vigencia (para la custodia del documento)
    • Nivel de consulta para valorar la necesidad de generar archivo digital con el documento (Digitalización)
    • Donde ubicar los documentos (Custodia de Archivos)
    • Criterios de consulta del documento.
    •  
    • Como consultar los documentos (Software de Gestión Documental)
    • Como distribuir los documentos y sus flujos documentales. (Workflow)
    •  
    • Seguridad del documento y back-up de los datos. 

 

Diseño

Tras la fase de definición se realiza en colaboración con el cliente el diseño del nuevo modelo de Gestión Documental. A continuación se describen de forma resumida los principales entregables para un nuevo modelo de gestión documental y uno de gestión de procesos.

 

Entregables relativos a la documentación: 

Tipos y características de los documentos que intervienen en el sistema 

Campos que incluye cada documento e información correspondiente a cada uno de ellos (descripción, valores permitidos, validaciones cruzadas,...)

  

Entregables relativos a la indexación 

Métodos de indexación a utilizar: videograbación, OCR, etc. 

Criterios de indexación: información necesaria en función del método para la identificación de contenidos: definición de zonas, formularios, etc. 

 

Entregables relativos a las consultas y gestión de contenidos 

Tipos y criterios de consultas que se deben realizar, información que se debe mostrar en cada una de ellas 

Diseño a medida de las consultas e informes requeridos por los usuarios 

Gestión de procesos

 

Entregables relativos a las tareas: 

Información de las tareas, características 

Métricas para evaluación de la eficiencia 

Responsables y posibles funciones a realizar 

Orden y tipo (secuencial o paralela) de ejecución 

Entregables relativos a las rutas

 

Definición de rutas 

Criterios de enrutamiento 

También se realizará la toma de requerimientos funcionales y técnicos para la posible integración de la solución GIT-DOC con otros sistemas de la empresa que afecten al proyecto. 

 

Informes

En cada fase se realizaran informes de procedimientos legales e informáticos, los cuales serán revisados conjuntamente con el Cliente para asegurar la correcta definición e implantación de sus nuevos procesos de negocio. 

 

Implantación y formación 

Se realiza la implantación de los nuevos procesos de Gestión Documental en la empresa, y la ejecución del plan de formación en el nuevo sistema en los procesos afectados y en los nuevos. 

Durante el arranque y el periodo establecido se realizan las actividades de soporte a los equipos de gestión, incluyendo la gestión de incidencias y/o mejoras. 

 

Seguimiento y Control 

Durante la ejecución de cada una de las fases anteriores se llevará a cabo el seguimiento y control de los objetivos definidos para cada una de ellas. Esto implica la revisión del cumplimiento de las tareas descritas para cada fase por cada responsable asignado, fechas de entrega y su grado de calidad.